5 typiske fejl i lønadministration – og hvad de koster
De fleste virksomheder opdager ikke deres lønfejl selv. De opdager dem, når en medarbejder ringer og spørger hvorfor lønsedlen ser forkert ud, eller når SKAT sender et brev. Vi har rettet op på det samme mønster igen og igen hos nye kunder, og det er stort set altid en af de samme fem ting.
1. Forkert beregning af feriepenge og ferietillæg
Siden ferieloven blev lavet om i 2020, optjenes og afholdes ferie samtidig. Det lyder simpelt, men det betyder at beregningerne skal følge med hver eneste måned – og de fleste lønsystemer regner det ikke rigtigt ud af sig selv, hvis man ikke har sat det rigtigt op fra start. Konsekvensen er ofte at medarbejdere får for lidt eller for meget i feriepenge, og at det først opdages måneder senere, hvor det er langt sværere at rette.
2. Manglende eller forkert indberetning til eIndkomst
Al løn skal indberettes til SKAT hver måned via eIndkomst. Går det galt – forkerte beløb, forkerte koder, eller en indberetning der helt mangler – risikerer virksomheden bøder og krav om efterbetaling. Det er en af de fejl der er nemmest at undgå, men også en af dem der rammer hårdest, fordi SKAT ikke er forhandlingsvillige om deadlines.
3. Fejl i pensionsgrundlag og indbetalinger
Vi har haft en produktionsvirksomhed i Jylland med 15 ansatte, der i to år havde indbetalt til en forkert pensionsordning. Ikke fordi nogen var sjuskede – men fordi opsætningen var forkert fra starten, og ingen opdagede det, før vi gennemgik den. To år er lang tid at rette op på bagudrettet, og det er præcis den slags fejl der bliver dyrere jo længere de får lov at stå.
4. Barselsrefusion der ikke søges – eller søges for sent
Det her er nok den fejl der koster mest i kroner og øre, fordi den simpelthen betyder at penge bliver liggende. Vi har hjulpet en servicevirksomhed med at hjemtage over 360.000 kr. i barselsrefusion, som aldrig var blevet søgt for to medarbejdere. Pengene var der hele tiden – de skulle bare søges. Refusionen kan søges med tilbagevirkende kraft i mange tilfælde, men fristerne løber, og jo længere tid der går, jo mere risikerer man at miste.
5. Overenskomsttillæg der glemmes eller beregnes forkert
En butik på Fyn med deltidsansatte havde i en periode ikke udbetalt de overenskomstmæssige tillæg for aften- og weekendvagter. Det er den slags fejl der typisk opstår, når vagtplaner og lønsystem ikke taler rigtigt sammen – og den slags fejl kan i værste fald ende som en sag hos fagforeningen, hvis den ikke bliver fanget i tide.
Hvad de fem fejl har til fælles
Ingen af dem handler om at nogen har været doven eller uprofessionel. De opstår, fordi lønadministration kræver at man følger med i lovændringer, systemopsætning og overenskomster samtidig med at man driver resten af virksomheden. De fleste ejerledere har simpelthen ikke tid til at være ekspert i alle tre dele på én gang.
Hvis du genkender bare én af de fem fejl fra din egen virksomhed, er det værd at få kigget lønnen efter i sømmene – før det bliver dyrere at rette.