Løn med overenskomst – hvad skal du holde styr på?
Kort svar: Er din virksomhed omfattet af en overenskomst, er lønnen ikke kun et spørgsmål om kontrakten. Overenskomsten fastsætter mindstesatser, tillæg, pension og fridage, og hver regulering skal være i lønsystemet, før næste lønkørsel.
Er din virksomhed omfattet af en overenskomst, er lønnen ikke længere kun et spørgsmål om, hvad der står i den enkelte ansættelseskontrakt. Overenskomsten fastsætter, hvad du som minimum skal betale, hvilke tillæg der skal udløses, og hvordan pension og fridage skal håndteres. Her er det, du skal have styr på.
Først: Hvilken overenskomst gælder hos jer?
Du er omfattet af en overenskomst, hvis du er medlem af en arbejdsgiverforening, der har indgået den, eller hvis du selv har tiltrådt den over for en fagforening. Få overenskomsten udleveret og gem den sammen med lønopsætningen. Vi oplever ofte, at ejerlederen kender den i store træk, men at detaljerne om tillæg og pension aldrig er blevet slået op, efter at lønsystemet blev sat op første gang.
Mindsteløn og satsreguleringer
Overenskomsten indeholder typisk en mindsteløn og faste satser, som reguleres på bestemte datoer i overenskomstperioden. Det er her, de første fejl opstår: Lønnen kører videre med de gamle satser, fordi ingen har husket datoen. Fejlen vokser måned for måned, og beløbet skal betales med efterbetaling, når den opdages.
Tillæg: aften, weekend, overarbejde og helligdage
De fleste overenskomster har regler for betaling af tillæg for arbejde på bestemte tidspunkter og for overarbejde. Reglerne for, hvornår et tillæg udløses, og hvordan det beregnes, varierer mellem overenskomsterne. Derfor skal tiderne registreres korrekt, før lønnen kan køre rigtigt. Mangelfulde timesedler er en af de hyppigste årsager til forkerte tillæg.
Pension
Overenskomsterne indeholder som regel regler om pensionsbidrag, herunder hvilken pensionskasse der skal bruges, hvor stor en del arbejdsgiveren betaler, og fra hvornår medarbejderen skal indmeldes. Bidraget skal indbetales korrekt og til tiden, og det er arbejdsgiveren, der hæfter, hvis en medarbejder ikke er meldt ind.
Fridage, ferie og løn under fravær
Mange overenskomster giver ekstra fridage eller feriefridage ud over ferielovens regler. Det samme gælder løn under sygdom, barsel og barns sygedage, hvor reglerne kan være bedre end lovens minimum. Det betyder, at ferie- og fraværsregnskabet skal føres efter overenskomsten og ikke kun efter loven.
De fejl, vi oftest ser
Gamle satser efter en regulering. Tillæg, der ikke udløses, fordi tiderne ikke registreres. Pension, der beregnes af det forkerte grundlag eller indbetales for sent. Medarbejdere, der ikke er meldt ind i pensionsordningen. Fejl af den slags kan føre til krav om efterbetaling, og hvis fagforeningen rejser en sag, kan den ende i fagretlig behandling.
Sådan får du overblik over overenskomsten
En overenskomst er ofte mange sider lang, og de fleste ejerledere har kun læst de dele, der var nødvendige på ansættelsestidspunktet. Start med et enkelt skema med de punkter, der betyder noget for jeres løn: mindstesatser pr. stillingstype, tillæg, pensionsbidrag, feriefridage og datoer for regulering. Skemaet bliver dit tjekpunkt, hver gang lønnen skal køres.
Hvad sker der ved en ny lønregulering?
Når overenskomsten reguleres, skal satserne ændres på en bestemt dato, og det er netop i overgangen, at fejlene opstår. Hvis lønsystemet ikke er opdateret i tide, bliver de nye satser ikke udbetalt. Medarbejdere, der er rykket til en anden stillingsgruppe, eller hvis arbejdstid er ændret, skal også tjekkes, så den rigtige sats bliver brugt.
Sådan får du styr på det
Lav en kort oversigt over de regler, der gælder hos jer: satser, tillæg, pension, fridage og datoer for regulering. Få et regelmæssigt tjek af lønkørslerne mod overenskomsten, især når der er sket en regulering. Og hold registreringen af arbejdstid ordentlig, for det er den, lønnen bygger på. Hvis du i stedet lader en ekstern lønadministration tage sig af det, får du en opsætning, hvor overenskomstens regler ligger fast i systemet, og hvor satserne bliver rettet, når de ændres.
Hvordan finder du ud af, hvilken overenskomst du er omfattet af?
Der er flere veje. Er du medlem af en arbejdsgiverforening, kan den typisk fortælle, hvilken overenskomst der gælder for din branche. Er dine medarbejdere medlemmer af en fagforening, kan den også bekræfte, hvilken overenskomst den har indgået. Og står overenskomsten i din ansættelseskontrakt, er det en god start. Få det bekræftet skriftligt, før du bygger lønopsætningen på det.
Når der er flere overenskomster i samme virksomhed
Nogle virksomheder har medarbejdere, der dækkes af forskellige overenskomster, fordi de har forskellige opgaver eller er ansat i forskellige funktioner. Her er det vigtigt at lave en oversigt over, hvilke medarbejdere der hører til hvilken overenskomst, og hvornår de skifter. Ellers risikerer du, at en medarbejder får den forkerte sats, bare fordi opsætningen er lavet ud fra en anden gruppe.
Gennemgang hvert år
Overenskomster reguleres ofte, og satser og datoer kan ændre sig. Sæt derfor en fast årlig gennemgang i kalenderen, hvor du tjekker satser, tillæg, pensionsbidrag og fridage mod lønsystemet. Det tager typisk kortere tid end at rette en fejl, der har kørt i flere måneder.
Ofte stillede spørgsmål
Hvad sker der, hvis vi har betalt for lidt i en periode?
Så skal lønnen efterbetales, og fejlen rettes i næste lønkørsel. Jo tidligere det opdages, desto mindre bliver beløbet, og desto færre medarbejdere bliver berørt.
Kan vi selv finde ud af, hvilke regler der gælder for os?
Det er ofte muligt, hvis man har overenskomsten og kender sin arbejdsgiverforening. Men mange detaljer er svære at tolke, og derfor er det en god idé at få dem gennemgået, især når lønsystemet oprettes.
Hvad betyder overenskomsten for pensionen?
Overenskomsten fastsætter typisk, hvilken pensionskasse der skal bruges, hvor stort bidraget er, og hvornår medarbejderen skal indmeldes. Arbejdsgiveren er ansvarlig for at indbetale bidraget korrekt og til tiden.
Hvem skal tjekke overenskomsten, når den reguleres?
Den, der har ansvaret for lønnen, bør gennemgå ændringerne og opdatere satserne, før næste lønkørsel. Det bør være en fast del af lønrutinen.