Lønhåndtering

Den rette lønhåndtering skaber overskud på bundlinjen

Lønadministration er for mange virksomheder en af de mest centrale funktioner. Det er en uhyre vigtig del af kontrakten mellem dig og dine medarbejdere, som skal håndteres til tiden, være korrekt og ikke mindst overholde regler og love for lønhåndtering. Lønadministrationens fornemmeste opgave er, altid at være pålidelig.

Men løn er også tunge arbejdsprocesser, lønsystemer, manuelle tasteopgaver og er ofte den mest komplekse opgave, dit bogholderi sidder med. Selvom det er nemt at tro, at løn er en udpræget rutineopgave - som det langt hen ad vejen også er - er det ikke en fuldkommen statisk proces. Der vil altid være forandring, som nye ATP-satser, skatteregler, nyefradragsmuligheder, nye regler for pension og persondata, ny ferielov med løbende optjening, afvikling af feriedage, refusioner, sygdom m.m.

Mange lønafdelinger har derfor et kæmpe effektiviseringspontentiale, som de måske ikke selv kender til. Her kan du læse om, hvordan din lønadministration kan gøres mere effektiv, stabil og fleksibel med den rette håndtering og automatiserede processer.

Potentiale og faldgruber i din lønadministration

Med den rette håndtering af din lønadminististation, har du en direkte vej til at skabe værdi på bundlinjen. Når der udbetales løn korrekt, skal der ikke bruges unødvendige ressourcer på udredning af diverse fejl. Din lønafdeling kan også indhente diverse refusioner, som virksomheden har ret til ved eksempelvis sygdom og barsel, som vil tilføre din virksomhedlikviditet.

Et mere indirekte overskud, der kan findes gennem lønadministrationen er, at en god proces for lønudbetaling gør dine medarbejdere trygge. Den korrekte løn, et godt informationsniveau og muligheden for altid at kunne stille spørgsmål ved usikkerheder, giver en kæmpe tryghed for medarbejderne og kan være med til at styrke både aktivitetsniveauet og effektiviteten i alle dele af virksomhedens andre gøremål.

Det kan lyde både omkostningstungt og tidskrævende at skabe den mest optimale lønproces, men det behøver ikke at betyde store organisationsændringer og systeminvesteringer at optimere arbejdet i lønafdelingen. Opmærksomhed på faldgruber og nye potentialer kan gøre en verden til forskel. Her er tips til, hvordan arbejdet i din virksomheds lønafdeling kan blive mere effektiv.

Hav styr på arbejdsprocesserne i din lønafdeling

Det er vigtigt at have styr på, hvad der sker når der laves løn. Vil du gerne optimere arbejdet i din lønafdeling, kan det være en god idé, at få skrevet alle arbejdsgange op. Når du ved, hvad der præcis foregår i afdelingen, kan der stilles spørgsmålstegn ved de enkelte processer og tages stilling til, om nogle af dem er uhensigtsmæssige arbejdsgange.

Så - få skrevet alle arbejdsopgaver og processer ned, så du og afdelingen sort på hvidt har et overblik over alle trin i jeres lønbehandling. På den måde tvinges afdelingen til at forholde sig til sine rutiner, både de gode, men vigtigst af alt, de uhensigtsmæssige. Det vil være en øjenåbner for de fleste, der vil få uvaner frem i lyset, og bane vej for nye overvejelser og forbedringer.

Kompetenceudvikling er en investering

Det er nemt at tro at lønbehandling overvejende er rutineopgaver, men sådan er virkeligheden ikke. Det er korrekt, at mange af opgaverne skal udføres på samme måde, men der sker konstant forandringer, der skal huskes, tages hånd om og håndteres korrekt, for at du måned efter måned kan udbetale den rette løn til dine medarbejdere.

Nye regler, ændringer i lovgivning, persondata, skatteregler, fradrag m.m. er i konstant forandring. Hertil skal sygdom, ferie, andet fravær, forskelligheder i satser for kilometerpenge, arbejdstelefoner og -biler, interne ændringer i virksomheden o.l. også registreres korrekt.

Derfor er det vigtigt at investere i dine lønmedarbejderes kompetencer og hele tiden holde dem fagligt opdateret. For mange virksomheder er det tit en udfordring, fordi den øvrige organisation glemmer, at også lønudbetaling kræver vidensdeling og opdatering, da det netop ofte ses som udpræget rutinearbejde og afdelingen måske sidder mere isoleret fra resten af virksomheden. Det er alt andet lige en uhørt vigtig kilde til at gøre lønhåndteringen af løn så effektivt som muligt.

Kend dine in- og output i lønafdelingen og brug de rigtige systemer

Mange tænker ikke nødvendigvis over, hvor utrolig meget data, der hver måned sendes til lønafdelingen - og ligeså hvor meget data, der sendes fra lønafdelingen og videre i systemet. Derfor ligger der ofte et stort effektiviseringspotentiale gemt her.

Hav derfor styr på din lønafdelings input og output. At lave en kortlægning over alt dette, er en god metode til at finde ud af, hvor der kan laves mere effektive arbejdsprocesser. Specielt i afdelingens input, er der ofte meget tid at spare på at strømline processer endnu mere.

Din lønafdeling modtager formegentlig variable input fra virksomhedens medarbejdere eller hele afdelinger. Disse input er alt det, der ændrer sig på månedsbasis. Det kan være timesedler, fraværsregistrering, til- og fratrædelser, udlæg, bonus, overarbejde m.m. I nogle virksomheder kommer disse input direkte fra medarbejderen selv. I andre kommer de samlet fra en afdeling.

Kommer der eksempelvis data fra fem forskellige afdelinger i fem forskellige formater, som ikke er struktureret på en måde, hvor det kan indlæses direkte i jeres systemer, skal der bruges tid på manuelt tastearbejde. Manuelt arbejde tager tid og giver langt større risiko for fejl. Få derfor set på, om nogle af disse processer kan strømlines.

Din lønafdelings output kan også være meget relevant at se nærmere på. Dette er de leverancer af informationer, afdelingen hver måned sender ud eksempelvis pensionsselskaber, SKAT, ATP, kommuner, Udbetaling Danmark o.l. Det er ofte muligt at opsætte sit lønsystem til at skrive dataen i et format, der utrolig nemt kan overføres til regnskabsprogrammer. Sikrer du dig, I bruger deres programmer korrekt, kan det spare lønafdelingen væsentlig tid og minimere risikoen for fejl i manuelt tastearbejde.

Brug de rigtige systemer på den rigtige måde

Lønsystemer kan utrolig meget, og har typisk en række funktioner, der, hvis de bruges rigtigt, kan gøre lønhåndtering meget nemmere. Det er derfor vigtigt at lønafdelingen er godt lært op i systemerne, og holder sig ajour med nye opdateringer. Måske sidder din lønmedarbejder hver måned og beregner en medarbejders timeløn, som i stedet kan klares automatisk af jeres system. Det er derfor utrolig vigtigt at kende sit program godt. Der er nemlig rigtig mange processer, der kan automatiseres i lønsystemet, hvis blot I ved hvordan.

Lad eksperter hjælpe jer med lønhåndtering

Lønhåndtering kan være en komplet størrelse, og netop derfor vælger mange virksomheder at outsouce hele eller dele af deres lønadministration til eksperter på området. Der kan være fordele og ulemper, men nogle af de parametre, du burde tage i betragning, er blandt andet udgifter, effektivitet og kompetencer.

Hvis du vil læse mere om dette, kan du her læse om nogle af de fordele, der er ved outsourcing af blandt andet din virksomheds lønadministration (link til outsourcing artikel).

Vi er altid klar på en uforpligtende snak

Hos Korsled og Rosenkilde tror vi på, at din virksomhed kører aller bedst, når du har tid og overskud til de vigtige ting. Vi er specialister indenfor lønadministration, og klarer dette for en lang række virksomheder hver måned.

Vi håndterer din løn til en fast lav pris og behøver blot løninput fra dig. Det spiller ingen rolle, om dine medarbejdere er timelønnede, fastansatte eller freelance.

Kontakt os her og få en uforpligende samtale (indsæt link).

Løn og lønhåndtering Q&A:

Hvilke krav er der til løn?

Når du skal udbetale løn til dine medarbejdere, er der klare regler for, hvad lønsedlen som minimum skal indeholde. Der skal altid være oplyst:

● Løn for perioden (størrelse, antal timer og løntype)

● Lønperioden

● Navn, adresse og CPR-nummer for medarbejderen

● Navn, adresse og CVR-nummer for virksomheden

● AM-bidrag og den løn, der er trukket AM-bidrag af

● A-skat og den løn, der er trukket skat af (hvis A-skat forekommer)

Det er også arbejdsgiver, der har til opgave at indberette og betale A-skat og AM-bidrag afsine medarbejderes løn til Skattestyrelsen.

Hvad er et lønsystem?

Et lønsystem hjælper dig med at skabe overblik, når du skal beregne løn, udbetale løn, indberette og overføre løn til eksempelvis SKAT, ATP, pension, feriepenge m.m.

Der findes mange forskellige lønsystemer og måder at håndtere løn på. Lønsystemer kan utrolig meget, og har typisk en række funktioner der, hvis de bruges rigtigt, kan gøre lønhåndtering både nemmere, hurtigere og eliminere fejl i dine medarbejderes løn.

Hvad kan Korsled og Rosenkilde tilbyde af hjælp til lønhåndtering?

Hos Korsled og Rosenkilde kan vi hjælpe med alle opgaver indenfor lønhåndtering - om der er brug for hjælp til enkelte opgaver eller I ønsker at outsource hele jeres lønfunktion, så står vi klar til at hjælpe jer. Vi håndterer din løn til en fast lav pris og behøver bare løninput fra jer.

Her er eksempler på nogle af de opgaver, vi kan varetage for dig:

● Lønbehandling med indberetning til SKAT, ATP, pensionsselskaber m.m.

● Behandling af løninput

● Procesoptimering

● Håndtering og vedligeholdelse af løn- og personalestamdata

● Håndtering af ferie og fravær

● Refusionsansøgninger

● Afstemning af udbetalt løn

Hvorfor outsource min virksomheds lønadministration?

Outsourcing er et område i kraftig vækst blandt danske virksomheder. Der er mange grunde til, man vælger at outsource eksempelvis sin virksomheds lønadministration, men undersøgelser viser, at virksomheders største grunde til at outsource eksempelvis deres lønadministration er, at outsourcing giver adgang til ressourcer og specialiseret arbejdskraft, det lader dem fokusere på virksomhedens kerneforretning og det sænker virksomhedens omkostninger.